Sistema de Citas Automático para Clínicas Dentales: Reduce No-Shows 75%
15 enero 2025 · 9 min lectura
El Problema Específico de las Clínicas Dentales
A diferencia de otros negocios, las clínicas dentales tienen un problema agravado:
- Citas largas: 45-90 minutos por paciente
- Equipamiento costoso: El gabinete vacío cuesta dinero
- Tasa alta de ansiedad: 40% pacientes tienen miedo al dentista
- Citas programadas con semanas de antelación: Más fácil olvidar
Resultado: Tasa de no-shows entre 25-40% sin sistema de recordatorios.
Cálculo Real de Pérdidas
Clínica con 120 citas/mes × 35% no-show = 42 huecos vacíos
42 huecos × 60€ (limpieza promedio) = 2.520€ perdidos
+ Coste recepcionista confirmando: 300€/mes
TOTAL: 2.820€/mes desperdiciados
El Sistema Automático que Funciona
1. Confirmación Inmediata Post-Reserva
En cuanto paciente reserva (teléfono, web, presencial), recibe automáticamente WhatsApp:
"✅ Cita confirmada Dr. García
📅 Lunes 22 enero - 10:30h
📍 Clínica Dental Torres
ℹ️ Limpieza dental (45 min)
Te recordaremos 48h y 24h antes.
¿Necesitas cambiar? Llama al 912345678"
2. Recordatorio 48 Horas Antes
Mensaje automático con confirmación obligatoria:
"Hola María 👋
Te recordamos tu cita:
🦷 Limpieza dental
📅 Pasado mañana 10:30h
¿Confirmas asistencia?
Responde SÍ o NO"
3. Recordatorio Final 24 Horas Antes
Solo para quienes confirmaron:
"Recordatorio final 🕐
Tu cita es MAÑANA a las 10:30h
Dr. García - Limpieza dental
📍 Calle Mayor 45, Madrid
🅿️ Parking gratuito disponible
¡Te esperamos!"
4. Gestión Automática de Cancelaciones
Si paciente responde "NO" o "CANCELAR":
- Sistema marca hueco como disponible
- Avisa a lista de espera automáticamente
- Envía mensaje al paciente: "Entendido. ¿Quieres reprogramar? [Link]"
5. Encuesta Post-Visita
3 horas después de la cita:
"¿Qué tal tu visita hoy? 😊
Tu opinión nos ayuda a mejorar
[Link encuesta 30 seg]
Si todo OK, ¿nos dejas valoración?
[Link Google]"
Caso Real: Clínica Dental Torres (Madrid)
Situación inicial (Octubre 2024):
- 140 citas/mes
- 48 no-shows (34%)
- Recepcionista 12h/semana solo confirmando
- Pérdida: 2.880€/mes
Implementación (Noviembre 2024):
- Sistema automático MyTasq conectado a su software
- Configuración: 4 días
- Inversión: 90€/mes
Resultados (Diciembre 2024 - Enero 2025):
- 140 citas/mes
- 8 no-shows (5.7%)
- Recepcionista liberada para otras tareas
- Recuperación: 1.800€/mes
ROI: 2,000% | Payback: 1.8 días
Beneficios Adicionales (No Obvios)
1. Reducción de Ansiedad Pacientes
Mensajes amigables y recordatorios claros reducen el estrés pre-visita. Menos cancelaciones de último minuto por nervios.
2. Más Reviews Google
La encuesta post-visita automática aumenta reviews positivas en 40%. Mejor posicionamiento local.
3. Data de Comportamiento
El sistema registra: tasa confirmación, horarios con más no-shows, pacientes recurrentes en faltas. Puedes optimizar agenda.
Implementación en Tu Clínica: Checklist
Semana 1: Setup
- ✅ Auditoría: calcular tasa actual de no-shows
- ✅ Conectar sistema a tu software de citas
- ✅ Configurar mensajes (personalizar con tu marca)
- ✅ Probar con 10 citas reales
Semana 2: Lanzamiento
- ✅ Activar para todas las citas nuevas
- ✅ Avisar a pacientes existentes del nuevo sistema
- ✅ Monitorizar primeros resultados
Mes 1: Optimización
- ✅ Ajustar timing de mensajes según respuestas
- ✅ Medir ROI real
- ✅ Escalar a servicios adicionales (ortodoncias, implantes)
Preguntas Frecuentes
¿Funciona con mi software actual de gestión?
Sí. Compatible con Dentidesk, Clinic Cloud, Smile, y agendas de Google Calendar. Integramos con cualquier sistema en 48h.
¿Los pacientes mayores saben usar WhatsApp?
El 78% de +65 años usa WhatsApp en España. Para el resto, el sistema envía SMS automáticamente como backup.
¿Qué pasa si paciente no tiene smartphone?
SMS automático + llamada telefónica automática 24h antes (voz pregrabada) como alternativa.
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